こんにちは、livedoor Blog を担当しています佐々木です。

「livedoor Blog」プロジェクトの定例会議は、検討する議題が山積みで関係者も多く、いつも20名を超すスタッフが集まります。ですが、長時間の会議はデメリットしか生みませんので、“会議は週に1回1時間だけ”と制限を決めて、そのなかで効率的な会議の方法を試行錯誤しています。
そこで今回は、「アジェンダの作成方法」に焦点をあて、“ライブドア流”会議術の一端をご紹介したいと思います。

アジェンダ


【01】アジェンダは前日のうちに関係者にメールする

会議で使用するアジェンダは、前日のうちに関係者にメールして目を通してもらい、補足がある場合には事前に受け付けます。
そうすることで、参加者が予習をするようになり、会議での話がスムースになります。また、アジェンダの内容によって「今回は欠席する」という判断がしやすくなるのもメリットで、参加してみたらあまり関係のない話しばかりだった、という事態を回避できます。


【02】議題ごとに時間を割り振る

議題が出そろったら、重要度によって順番と時間の割り振りを決めます。
ここで重要なのは、アジェンダにその時間を具体的に記入することです。「いつ終わるのかわからない」状態で話すのと、「5分で結論まで決めないといけない」と思いながら話し合うのとでは、効率が全然変わってくるからです。
さらに、時間割を決めると司会もやりやすくなるのがメリットです。「この議題にはついてはこれで終わり!」とぶった切るには人間力が必要ですが、ちゃんとした時間割があれば「時間内に解決しなそうなので、いったん切って次の議題に進みます」というだけでいいので、誰でもスムースな司会ができます。

ちなみに、アジェンダに記入した時間の合計が50分〜55分になるようにしておくのもポイントです。20人もいると必ず5分くらいは遅れてスタートしてしまうので、それも計算に入れておきます。


【03】話さなくてもいいことを決める

会議を時間内におさめるには、アジェンダ作りの際に「話さなくてもいいこと」を決めるのも重要です。
会社のなかにはときどき会議好きな人がいて、メールや IRC や普段の立ち話で済ませることができる議題をわざわざ会議の場までとっておくような場合もあるのですが、それは非効率です。全スタッフが顔をそろえた場で話さなければならないことを最優先させ、重要度が低いものについてはアジェンダから外すようにします。


【04】資料をプリントアウトしない

会議の場で、紙として配るのはアジェンダだけです。他の資料はすべて、スクリーンに映してそれを全員で見ます。
紙は、プリントするのも配るのも配られるのも保管するのもシュレッダーにかけるのも時間の無駄になるので、なるべく減らします。また、資料を配りすぎると読みモードに入ってしまって会議が活性化しないので、アジェンダの内容にだけ集中できるようにします。

ちなみに、スクリーンを見るときは室内が暗くなるので、アジェンダの文字は大きめにしておくのがおすすめです。暗いところでもよく見えます。


【05】話しきれなかったことは会議後の分科会で解決

20名超のメンバーを拘束する会議は必ず1時間で終了しますが、そこで話しきれなかった議題や、数人で話せば済むような内容は、そのまま同じ部屋で分科会が自然と開始されます。ですので、会議室を事前に1時間半で予約しておくと、他の会議に邪魔されずに済みスムースです。


これらはすべて、会議を行う前の準備のテクニックです。無駄な内容の多い長時間の会議に苦しんでいる方は、どうぞお試しください。合言葉は、「会議の準備には、会議と同じくらいの時間をかけろ」です!