こんにちは。ライブドア 広報のナンゴウです。
今回は番外編ということでディレクターという職種から離れ、広報の仕事の一つ「プレスリリース」についてお話しします。

プレスリリースは、企業がメディアを通して“ニュースとして出したいこと”、“広く社外に知らせたいこと”をアピールする重要なツールです。新サービスの開始やリニューアル・キャンペーン告知、提携や合併のお知らせなどを文書で簡潔にまとめ、ウェブ・新聞・雑誌などのメディアに向けて発信する文書です。
実はそのなかに、ビジネスマンに欠かせない報告書や議事録をまとめるコツが詰まっているのをご存じでしょうか？
そこで、私が実際にプレスリリースを作成するときに、気をつけている点を紹介したいと思います。

【01】5W1H をはっきりさせる
まずは、人に読んでもらう文書の基本中の基本から。
リリースしたい内容を正確に伝えるために「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「どのように」「どうしたのか」の 5W1H をはっきりさせましょう。
たとえば、新サービスを発表するときはこうですね。

誰が:　　　株式会社ライブドアは
いつ:　　　2008年4月10日より
どこで:　　「ポータルサイト livedoor」内で
何を:　　　「○○○」という新サービスを
どのように:×××株式会社と共同で
どうした:　開始いたします。

【02】訴求ポイントを押さえる
あれもこれも伝えたい！と欲張りすぎては、かえって印象がぼやけます。大量の情報を伝えたい時こそ、まず情報を整理して優先度をつけ、「何を一番強調したいのか？」というポイントを絞りましょう。

【03】簡潔に事実を伝える
プレスリリースは広告ではなく、記者に読んでもらい、記事を書く参考にしてもらうという性質上、

「当社製品で圧倒的人気No.1」

というような広告・宣伝っぽい文句や、

「○○のサポートはメガトン級!!!!」

といった感覚的な表現はのぞき、華美な言い回しを避けて、事実を簡潔に書きます。

【04】　裏付けのあるデータを入れる
もし「当社製品で圧倒的人気 No.1」ということをアピールしたいなら、それがなぜなのか？ アンケート調査で人気 No.1だったからなのか？ それとも、雑誌などの人気ランキングで1位に選ばれたからなのか？ など、裏付けのあるデータを入れて客観性をもたせましょう。

【05】　1ページ目は“あらすじ”だ
記者は毎日大量のプレスリリースに目を通しています。そのなかで注目されるためには、まず「見出し」で惹きつけ、概要をのせた1ページ目を読んでもらいます。いわば1ページ目は本の“あらすじ”にあたり、詳細を詰め込む必要はありません。興味をもってもらい、2ページ目以降の詳細に誘導する役割を持ちます。

【06】
そして、最後に分量です。過ぎたるは及ばざるがごとし、という言葉もありますが、あまりに枚数が多いと読んでいるうちに飽きられることもあります。そこで、できるだけさらっと読める1〜2枚にまとめるようにしています。

以上、プレスリリース作成のポイントをざっくりご紹介しましたが、これらは会社で報告書や議事録を作るときにも応用がきくと思います。要点をおさえた報告書や議事録は、読むことでさらに頭の中が整理され、次のアイデアにつながりますよね。

ライブドアでは、伝えたいメッセージを簡潔にまとめてアピールできる、やる気のあるディレクターを募集しています。