はじめまして。事業企画グループに所属している木原です。
事業企画って何と思われる方もいらっしゃると思いますので、簡単に業務内容をご説明させていただきますと、

・社内の指標(KPI・KGI)管理
・PL管理
・社内イベントの運用

※KPI・・・企業目標やビジネス戦略を実現するために設定した具体的な業務プロセスをモニタリングするために設定される指標(業績評価指標:Key Performance Indicator)
  KPIとビジネスゴール - livedoor ディレクター Blog(ブログ)
※KGI・・・企業目標やビジネス戦略を実現するために設定した具体的な業務プロセスをモニタリングする指標(重要目標達成指標:Key Goal Indicator)

といった感じで裏方色の強い仕事ですね。

現場のスタッフをプロサッカー選手と位置づけると、監督みたいなものでしょうか。
日々の業務には上記以外にもいろいろとあるのですが、今日はその中から一つ「ミーティングを設置する時」を例にして「段取り7割、実行3割」という考えについてお話しようと思います。
ミーティングの設置にも様々なパターンがあり、

1.実際の開催日まで日程的にも十分余裕があり、参加対象人数も少数である
といった比較的難易度の低いパターン。

2.開催日までの日程に余裕も無く、参加人数も多い、重要度も高い
といった比較的難易度の高いパターン。

が挙げられますが、今回は後者の比較的難易度の高いパターンを想定してお話します。

【01】参加者をしっかり把握し、中心となる人間にあわせる。

これはあたりまえですが、だれだれさんが参加対象になっていて、だれだれさんはかならず出席してもらわないと困るという優先順位を決めます。
上記のような場合、全員の予定を聞いて回ることは現実的ではないので「中心となる2、3名の予定を確保し、後はその予定にあわせてもらう」というかたちがいいと思います。

【02】ミーティングの内容(何のためのミーティングで何を決めるのか?)をしっかり把握する。

これはミーティングだけに限った事ではないのですが、人に何かを依頼する場合、依頼する側がしっかり内容を把握していないと説得力に欠けてしまいます。

【03】ミーティングの重要性を把握する。

2点目とリンクする部分もありますが、このミーティングがどれだけ重要なものなのか、もちろん皆さん毎日忙しく、予定もしっかり詰まっていますので、その予定をずらしてもらうこともあります。その際に「このミーティングがどれだけ重要であり」「今入っているあなたの予定よりも重要なのです」ということを説明(位置づける)する必要があります。

この3点がしっかり押さえられていれば、あとは実際に行動です。
直接席に伺ってもいいですし、メールでもいいと思います。
とはいえ、この3点を押さえていないと

・なぜ予定を調整する必要があるの?という質問にどう答えますか?

答えられなければ一度席に戻り内容の確認→再度内容の説明と二度手間ですね。
(しっかり段取りが出来ていれば必要のない作業です)

・参加者をしっかり把握できていないとどうなるでしょう?

肝心な人が欠けてしまっていた場合、せっかく開いたミーティングも完全着地出来ずに「日を改めて再度確認しましょう」となんとも気持ち悪いミーティングになりますね。
(これもしっかり段取りが出来ていれば必要のない作業です)

段取りをしっかりやっておくことによってどれだけ当日の作業がスムーズに行えるか(段取りをしっかりやってないと余計な作業が発生するとも言える)を私個人もこの数ヶ月で身にしみて感じました。

段取りさえしっかり出来ていれば、後はほんの少しの行動力でよい!
これが『段取り7割 実行3割』の考えです。
今回は「ミーティングを設置する時」を例にしましたが、これに限らずいろいろな場面で必要なバランスだと思っております。

余談ですが「段取り9割 実行1割」だとおっしゃられた方もいましたね。「段取り7割 実行3割」 このバランスは統計的に分析されたものではなく、あくまで私の経験測です。

ライブドアでは、段取り上手なディレクターを募集しています。