こんにちは、坪田です。

以前に「Becky!を快適に操作するための10の設定」という受信メールを効率よく捌くエントリがありましたが、今回は、相手に呼んでもらいやすいメールテクニックを書いてみました。

私がメールを書く時に心がけているポイントをご紹介します。

【01】テーマ/目的を最初に示す

何を伝えたいのか読み手にわかりやすく説明する事で、読み手に優先度と目的を認識してもらる確率が高まります。

【02】1行30文字前後を目安にする

横書きで30文字という長さは、人間が左から右へ視線を動かさなくてよい文字数と言われています。
また、一般的なメールソフトは全角38文字で強制改行される為、必ず38字以内で改行するようにします。

【03】依頼(質問)は箇条書きで伝える

ダメな例)
※※様

商品画像を斜めにすることはNGなので、商品バナーを修正してください。また、商品画像にテキストがかぶさるのも NG なので、修正する必要があります。(商品画像の白バックは削除してください。)また、ヘッダタイトルの文字色はバナーと同じ色にしてください。
フォントも明朝体はNGなので、別のフォントに修正してください。


これでは作業指示が伝わりにくく、認識のずれが起きる可能性があり、正確な情報を把握する為に何度かメールのやりとりが必要になります。

良い例)
※※様
クライアントへデザイン確認をとった所、下記2点が NG となりました。
本作業で FIX となりますので、以下作業をお願いいたします。

1.商品バナーの修正
レギュレーションで商品画像を斜め

2.ヘッダタイトルの修正
-フォントカラーについて
フォントカラーを商品バナーで使用しているキャッチコピーと同じ色に変更してください。
-フォントの変更
「明朝体」ではなく「MS P ゴシック」を使用してください。

このように、作業指示をリスト化する事でタスクと目的を明確にします。

【04】複数人に送る場合は、どの項目が誰宛てなのか明確にする。

多くの人が参加している ML や複数人にメールを送る場合、誰宛てかを明確にする事で、指示ミスを防ぎます。

【05】返信の必要有無と締切を明確にする

ダメな例)
おつかれさまです、坪田です
先日お話した、デザイン案について決定したいと思います。

個人的には A 案が良いと思いますが、いかがでしょうか?
皆さんもご覧いただいて意見をお願いします。


良い例)
おつかれさまです、坪田です
先日お話したデザイン案について決定させてください。
私は●●●●という理由で A 案で進めたいと思います。

他のご意見がありましたらご連絡ください。
賛同していただける方は、お手数ですので返信は不要です。

7/7(月)17時までに反対意見がなければ決定とさせていただきます。


賛成時の相手に返信の手間をかけさせない事、期日を設ける事でいつまでに返信するのかという意識を与えます。


忙しいと、ついつい手を抜いてしまいがちなメール文章ですが、読み手を意識したメールを書くことで、業務を効率よく進める事ができるのではないでしょうか。

ライブドアでは読み手を意識したメールをかけるディレクターを募集しております。