こんにちは!小久保です。最近はこういうブログを書いています。
こちらも宜しくお願いいたします。

さて、仕事術と言うと仰々しいのでイヤなんですが、タスク管理の上手い下手の違いは使っているツールの違いではなく、運用方法の違いなんだよね、という話を急にしたくなりました。
タスク管理のツールや手法については、このディレクター Blog にも色々と紹介させていただいているので参考にしていただければと思いますが、正直ツールに正解は無いと思います。付箋であったり手帳であったりマイホワイトボードであったり、自分にあったものを使えばいいんです、きっと。

で、運用方法の違いが肝だと書きましたが、どういうことかといいますと、

タスク管理が上手な人は、短期タスクと中長期タスクの切り分けが上手い&そのタスク切り分けの運用が上手い

ということです。今絶対にやらなければならないものは何か?短期ではないけど中期的にはやったほうがいいものは何か?この切り分けのジャッジが的確なんです。
一時期 GTD は仕事術の神!的な扱いを受けてましたが、結局あれは上記の切り分けが誰でも出来るようにフレームワーク化しました。という話だと思うんですよね。
今は中期タスクの中にあっても、いつか短期タスクとしてガーッとやらなければいけないときが来るでしょうし、その見直しサイクルは経験をもって感じるしかない、と私は思ってます。


話は変わりますが・・・

ところで紙資料って皆さんどうしてますか?

エンジニア職などでは「ペーパーレスが当然でしょ?」ってことは多いかもしれませんが、それ以外の職種、特にマネージャー職ではやはり何だかんだとミーティングで配布された紙資料などが多いと思います。
数字資料とかはやはり何かと紙のほうが見やすいですし、ミーティングにある程度の過去の紙資料を持参して臨むということも多いのではないでしょうか。で、「先月と比べてこの数字減ってんだけどどういうこと?」って突っ込むのに使ったり(笑)。

で、紙資料の整理もこれまた困った問題で、日を追うごとに増えるし、どこに置いておくか?というのも悩みます。
まず大前提として紙資料も運用が大切だと思ってまして、日々頻繁に見るものを手元に、参照しやすい場所に置くことが重要だと思います。そして、しばらくして必要がなくなったものは配置換えをする or 捨てるという運用を行います。

例えば私の場合ですが、
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直近で見る資料は図のJ1エリアらへんに配置してます。引出しの中とかはやっぱりダメですね。。ぱっと目につく所に置かないと結局探すのに時間がかかるので。

それからツールですが、紙資料の整理でバインダーとか色々試したんですが、結局、透明なクリアファイルか、一番いいのは見出しをつけてダブルクリップで留めるという原始的な方法がいいという結論に至りました。
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100円ショップで買った付箋が大活躍! PP 製で粘着力も強く、材質も固いので持ちが良いです。
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それを見出しにつけて、ダブルクリップで留めます。なぜダブルクリップかというと、資料の追加・削除が容易にできるのと、クリアファイルよりもいっぱい挟めて、かさばらない感じが好きです。
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それをまとめるとこんな感じになって、ひと目で目的の資料を取り出せるのがいいんです。「次、このミーティング!」って感じで。

なんだか思わず長文エントリーになりましたが、要するに、タスク管理も資料整理も日々適切なサイクルで運用しないとツールだけ正しくても意味無いんですよ!ってことが言いたかったわけです。はい。


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