はじめまして。1月入社、ネトアニ等担当しているタカハシと申します。
部署の中で一番の新入りなので、定例会議等の議事録をよく作成しています。

議事録については、すでに「議事録の書き方 基礎講座」という名エントリがあるのですが、今回は、その続きを勝手に書いてみたいと思います。
初心者向け、そして、部署内の定例など、それほど形式ばっていないミーティングでの議事録を対象にした内容です。


議事録を作成するメリット


議事録の作成を依頼された時、「面倒だな」と思ってしまっていませんか?
特に、入社したばかりで同じ部署の人の名前ですらうろ覚え、取引先の会社名なんて聞いたこともない!という状態だと、メモを取ろうにも皆が何を言っているかまったく分からなかったりしますし。

しかし、議事録を作成するという使命を持って会議に臨むと、
・理解しようと一生懸命になる
・手を動かすことで記憶しやすくなる
というメリットがあります。
目的意識なしに会議に出た場合とでは、理解の度合いがまったく違うのではないでしょうか。
自分の部署の担当業務を把握するには、議事録作成係になるのが一番の近道と言えるかもしれませんね。

さらに、慣れてくると
・話を聞きながら要点だけをまとめられるようになる
ようになります。

最初は、大事なことがどこか分からないため、会議の間中、人の発言を逐一メモに取って疲労困憊…になってしまうかもしれません。
しかし、何回かやっていればコツがつかめて、話の中で大事な点はどこか、記録に残すべき言葉はどれかが自然に見分けられるようになってきます。この力は、後々の業務に役立ってくるはずです!


議事録のまとめ方


会議が終わったら、メモを元に議事録を作成します。
以前から続いている定例会議など、すでに決まったフォーマットがあれば、それを使わせてもらいましょう。
フォーマットがない場合は、会議の内容によって「担当者ごと」あるいは「案件ごと」にするなど、まとめ方を使い分けます。

ちなみに、議事録をまとめる際のコツとして先輩に教わったことは、

 「読んでもらえない」ことを前提に書け!

ということ。

最初に議事録を作った時は、余計なことまでだらだらと書いていました。
すると、「皆業務で忙しい上、膨大な量のメールを受信している。丁寧に読んでもらえることはないと思って、一目で分かるように書きなさい」と言われたのです。
少々乱暴ですが、もっともです。
誰がどんなタスクを持っているのか、一目で全体的な状況が把握できる議事録ならベストですよね。

ささいなことですが、テキストを整形する際に以下のような点に注意してみてはいかがでしょうか。

・項目ごとにリスト化し、必要なら数字を振る
・同じ項目の中ではインデントを使用するなどして、見た目のまとまりを作る
・内容はなるべく簡潔に、できれば一行で書く
・他の人が読んでも分かるよう、一般的でない略語は使わない

以下、議事録の例です。

---------------
【1】進捗状況

◆A山
 (1) xx関連
  ・イベントでの講演  進行表を確認、不明な点をA社に問い合わせ中
  ・契約書  B社に送付済み、返答待ち
 (2) xxx関連
  ・ニュース企画  企画書作成中、x日に提出予定

◆B川
 (1) xxxx関連
  ・新ページ作成  提出されたデザイン案を検討中、x日までに回答
  ・バナー作成  Cさんに依頼する予定
  ・広告調整  細かい手直しあり、対応中
---------------

少人数でのプロジェクトのミーティングなら、誰がどのタスクを担当しているか、行頭にマークをつけてみても分かりやすいかもしれません。

---------------
★…Dのタスク
▼…Eのタスク


【2】 サイト改修
 ★広告枠新設  検討中
 ▼改修内容  FIX、Dさんに依頼中。xまでに対応完了予定
---------------

いずれにせよ、議事録は「行き違いを防ぐための認識合わせ」でもあり、一種の証拠として残りますので、誰のタスクかをはっきりさせ、間違いのないようにしましょう。
話しているうちになし崩しに別の議題に移ってしまったような時は、あいまいにせず、その場で「今のお話は○○ということでよろしいですか?」と確認しておいたほうが身のためです。


議事録を作成したら


議事録作成は、たっぷり時間をかけてよい仕事ではありません。スピードも重要です。
会議中には、話を聞きながら要点をまとめて書けるようにし、会議後に軽く整形するだけで完成できるようになりましょう。

作成できたら、内容に間違いがないかどうか確認を経た上で、関係者全員にメールで流します。
wiki等にも記録を残しておけば、完璧ですね。
次回の会議から、自分の作った議事録を見つつ進行してもらうと、作成がさらに楽になるかもしれません。
地味&面倒ではあるけれど、とても大事な役目であり、後々の業務にも役立ちます。
議事録を取りつつも会議に積極的に参加できるような、議事録の達人を目指しましょう!