こんにちは。ディレクターをやっている渡辺です。
livedoor Wikiなどに携わっています。

皆さんはタスク管理をどのようにやっていますか?
個人の場合であれば、手帳やホワイトボードを使っているのではないでしょうか。私見では紙を使っている人が多いような気がします。

では、グループでタスクを管理する場合はどうでしょう。

グループとしてやるべきタスクを把握するには、打ち合わせを行い議事録を共有したり、このディレクターBlogでも度々登場するBTSなどを利用しています。

livedoor Wikiのチームでは、自分たちのサービスを使って、グループのスケジュール管理、タスクの認識などに使っています。

Wikiはこんなところが便利

・ドキュメントを複数で編集できる点

Wikiの基本的な機能ですね。BTSなどのスレッド形式とは異なり、あくまでページなので多くの人が編集しても見にくくならないのが特徴です。

たとえば、ページの構成を見直そうと言うプロジェクトがあったとします。見直すにあたってメンバーの意見が必要になってくると思います。

そんなときは、期間を設けてメンバーに各自のアイデアをWikiに書いておいてください、という感じで利用できます。

あらかじめ、Wikiページに現状の悪い点や良い点、または盛り込みたい内容を項目として用意しておけば、後は暇な時にでもそこに書き込んでもらうだけです。箇条書きで十分です。後は、このWikiをもとにMTGで話合えば時間の短縮が期待でき、無駄な時間が減ると思います。

・目的や項目ごとにまとめられる点

Wikiでは関連ページのリンクが作成しやすいです。規模の大きなプロジェクトをやる場合、実際にはいくつかのタスクがぶら下がる感じになると思います。そういう状況では、関連したページや項目をまとめることでイメージしやすくなるので、チームの中で状況が把握しやすくなると思います。

そのほかに、下記のような特徴があるので、Wikiを仕事上で活用できる場面はたくさんあると思います。

-議事録をwiki記法で書けばコピペですぐにアップできる。
-文字の装飾やテーブルやリストなど見せ方に自由度がある。
-実際のソースも貼りやすい。
-Wiki参加者を制限できる。

livedoor Wikiを運営チームはこう使っている!

livedoor Wikiのチームではこんな感じでWikiを使っています。

まずアジェンダが作成され、そこに必要な情報があればメンバーが書き込んでいきます。
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MTGで話し合った内容は随時追加されていきます。
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新たに追加される機能などは規模に応じて、別ページで仕様を決めたり、動作確認のチェック表などの用途で使用しています。実際の細かい作業の管理はBTSでやっていますが、一覧で確認することができます。機能追加など項目はスケジュール通りリリースされれば消し、そうでなければ次回MTGのアジェンダにまわされます。

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また、リリース前の確認や調査項目などもページを作ってやっており、メンバーはそれぞれ担当する箇所に記入していきます。

このように、サービス運用の流れに沿って情報が蓄積されていくので、「あの機能って、いつリリースされたっけ?」などあっても検索できるし、フォーマットが決まってくるので誰が見ても分かりやすく便利です。

今回はチーム運用する際のWikiのメリットをあげさせてもらいました。

ただ、この種のツールについては、様々なものが紹介されており、それぞれに長所と短所があると思います。大事なのはチームのメンバーが参加しやすく、そのツールを継続して使い続けていくことだと思います。

ライブドアではチーム運用がうまいディレクターを募集しています。