こんにちは。コンシューマメディア部、CurelivedoorWiki担当の砂川と申します。6月に入社し1ヶ月と少々、今回初投稿です。

現在自分は、先輩ディレクターと仕事をさせてもらっていて、教えてもらったことをメモしていく日々ですが、1つのノートにタスクと覚える事をまとめて記録しています。

以前はノート、ネット上のToDoリストなど色々併用していましたが、どこに何があるかわからなくなることが多発し、今はアナログ1本で管理しています。

今回は、自分が実践している「ノート」でのタスク管理&ノート活用についてお話ししたいと思います。

ちなみに、今回のノート活用で参考にした本はこちら。

情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」 (Nanaブックス)情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」 (Nanaブックス)
著者:奥野 宣之
販売元:ナナ・コーポレート・コミュニケーション
発売日:2008-03-12
おすすめ度:3.5
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こちらの方法を自分でアレンジしました。

用意するもの:
ペンは3色切り替えボールペン(赤・青・黒のインク)であれば種類問わず、ノートは自分が気に入っているノートなら何でも大丈夫です。色、ノートサイズ、無地や方眼など好みで決めてください。
こちらではお勧めのボールペンを二つ紹介。

三菱鉛筆・ジェットストリーム
油性ボールペンですが書き味がよく、かなりオススメです。3色入りを使っています。

PILOT・ハイテックCコレト
本体に好きな色替え芯を選んで入れるカスタム感が気に入っています。0.3mmまであるので、細い字も書きやすいです。

1:タスクをほどほどに書き出す


まず、「自分がどれほどのタスクを持っているか」「いつまでにやらなくてはいけないのか」を把握する必要があります。

通常ならばここで、たっぷり時間をとって細かいタスクまで書き出すのですが、自分の場合は今すぐに思い出せる範囲のタスクを15分ぐらいで集中して書き、あとは思い出したら随時書き足すという形を取っています。

「あ、あれもしなければ。忘れてた」と思った時に、素早く紙に書いておくのが個人的にはまとめやすいかと…仕事や通勤の合間に書き出します。

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2:とにかくノートに何でも書く


私の所属しているコンシューマメディア部では、毎朝10時にそれぞれのディレクター同士の朝会があります。その時に各ディレクターのToDoも確認するので、共有する事項や、自分のタスクなども予めまとめておく必要があります。

まず、黒のボールペンでノートに日付を書き、次に今日やる予定のタスクを書いておきます。書き出しておいたタスクも今日する予定であれば追加します。

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随時思い出したことや教えてもらったこと等、とにかくノートに書いていく。会議の備忘録なども追加していく。

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言われたことも書いておく。これ大事!と思ったことは大きな字で書いておきます。

3:マークをつける


書き続けたメモをちょっとした時間に見直し、既に完了したタスクを斜線で消していきます。そしてここからが大事です。大事な所にマークをつけていきます。

例えば参加した会議の議事録を13日までに書き、関係者にメールするというタスクがあったとします。ボールペンの色を変え、以下のようにします。

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青で囲いました。これがタスクの印です。
その他、気をつけないといけないことにも線を引いたり、とにかく自分がわかる方法で目立たせてください。

そして、先輩から教わったり、これは忘れてはいけない、と思ったことには赤で囲います。これも自分が分かるように目立たせます。

4:次の日の朝にまとめる


次の日の朝、書き出して残っているタスクと、新しく発生したタスクを見直し、今日するタスクを書き出します。

そして、今日起こったことや新規に発生したタスクなどを、またノートに書いていきます。

まとめを次の日の朝にやるのは、当日中にやろうとすると夕方〜夜はバタバタしていることが多く、まとめる時間が取れなかったこと。また、ノートに自分がやっている作業や記録が残っているので、朝にそれらを見返しながら予定を作るほうが効率が良かったからです。

さらに自分の場合は、夜に考えるより朝のほうがポジティブに考えられるので、スケジュールを立てるのが早くなりました。

5:見返す


タスク管理の他、備忘録やメモしてある大事なことに関してはノートに書いてある日付で追えます。
忘れてはいけないことは赤丸で囲ってあるので、パラパラページを見ながらで探せますし、同時にその時にどういうことをやっていたかを見ることによって状況を思い出しやすいという利点もあります。

応用


最初は1から5まで通して行いますが、じきに「2」から「5」のルーチンワークになっていきます。ただ書き続けるだけの方法ですが、応用が利く方法です。

例えば、人に言われたことや仕事上大事なポイントをまとめて、自分なりの「仕事本」を作ったり、タスクを定期的に見直して「定期的なタスク整理」などなど。

終わったノートには「2010/6/1-2010/7/1」など日付を書いておくと、さらに分かりやすくなります。

最後に


この方法は、上でご紹介させていただいた『情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」』を自分なりにアレンジして簡略化した方法です。

私自身、情報をまとめるのが苦手で「メモしたメモを無くしてしまう」ような状態でしたが、「まずは1箇所にすべてを蓄積すること」を強化し、その結果「どこに情報があるかわからない」を脱出でき、「ここを探せば絶対見つかる」という大まかな括りにする事で、かなり効率が良くなりました。

次回こちらに記事を書く際には、こちらのノートのさらなる応用版が書ければと思います。

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