こんにちわ。新規開発グループの早岡です。

クライアントとのデータやり取りや、社内の数値管理など、Excel(エクセル)をよく使う方は多いと思います。
Excelはマクロ関数を使えばかなり色々な使い方ができますが、私たちWEBディレクターが普段使うのはその一部に過ぎません。
裏を返せば一部の使い方さえ覚えておけば、業務をかなり効率化できるということでもあります。

今回のディレクターブログでは、「よく使うんだけどド忘れしてたまに検索してしまう・・・」そんなエクセルのTIPSを、いくつかご紹介したいと思います。

Q1.「行と列」って、どっちがどっちだっけ・・・?


この行と列の覚え方には有名?な方法があって、これさえ知っておけば、もう一生間違うことはありません。
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「行」は右側に横線が2本並んでいるから、横向き
「列」は右側に縦線が2本並んでいるから、縦向き


ほら、もう間違う気がしないでしょう??

Q2.データに連番をふりたいんだけど・・・?


データに連番数字をふるために、先頭のセルをつかんで、ひたすらビーーーーッとセルを伸ばす。
ディレクターのみなさんならおそらく誰でもやったことがある作業かと思います。

しかし、この方法だとデータ数が多い場合、大変になりますよね。
そんな時に使いたいのが「連続データの作成」です。
「ホーム」→「フィル」→「連続データの作成」を選択することで使えます。
(筆者のExcelが2007verなので違う遷移の人もいるかもしれませんが、「フィル」を探していただけると)

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画像のように入力することによって、3000までの連続データを入力することができます。数字だけじゃなくて、日付も選択できるのが便利ですね。

なお、データを管理していると、途中から行や列が増えてしまい、
連番ふりなおしになることがあるので、ROWやCOLUMNという関数を使って
データが増えても自動的に連番をふってくれるように設定することができます。

Q3.ふりがなを別のセルにうつしたい


住所データなど、ごく希にエクセルにふりがながふられている場合があります。
このふりがなを別のセルにうつしたい場合、「PHONETIC」という関数を使えば
簡単に行うことができます。

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Q4.半角文字を全角文字に変換したい


JIS関数を使うと、半角の英数カナ文字を全角に変換することができます。
また、逆にASC関数を使うと、全角の英数カナ文字を半角に変換することができます。

Q5.複数のシートを一括で印刷したい


エクセルの複数シートをまとめて印刷したい場合、作業グループを設定して印刷します。
印刷したいシートタブをCtrlキーを押しながら選択すると、作業グループが設定できるので、その状態で印刷をしてみましょう。念のため、印刷プレビューなどをしてみるといいかもしれません。

作業グループの解除は、タブの上で右クリックをすると「作業グループの解除」という項目がでてくるので、そこで行います。

作業グループを設定していると、データを入力すればグループ化されたシートすべてに入力が行われ、書式の設定をすればすべてのシートに適用されとても便利なのですが、オートフィルタなど一部機能が使えなくなる場合があるので、忘れずに戻しておきましょう。

Q6.覚えておきたいショートカットキー


Windowsの方向けになってしまいますが、私が普段多く使うショートカットキーを
紹介しようとおもいます。

Ctrl+D上のセルのコピー&貼り付け
Ctrl+N新規BOOKの作成
Ctrl+P印刷ダイアログの表示
Ctrl+Wエクセルファイルを閉じる
Ctrl+Y直前の操作の繰り返し
Ctrl+:現在の時刻を入力
Ctrl+;今日の日付を入力
Ctrl+End最後のセルにジャンプ
Ctrl+Shift+Endアクティブセルから最後のセルまで選択
Ctrl+Home先頭のセルにジャンプ
Ctrl+PageDown次のシートを表示
Ctrl+PageUp前のシートを表示
Ctrl+スペース列を選択
Shift+F2コメントの挿入
Shift+F11新規シートの挿入
Alt+Shift+=SUM関数を挿入


まとめ


基礎的な内容ばかりですが、みなさんの参考になりましたでしょうか?
今回紹介した以外にも、エクセルには知ってると便利なTIPSがたくさんあります。
業務でよく使うツールだからこそ、効率よく作業をできる方法を知っておきたいですね。

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