【番外編】歓迎会の幹事が心がけたい9つのポイント : LINE Corporation ディレクターブログ

こんにちは、はじめまして。hamashunと申します。

3月の送別会シーズンに幹事がうまく進行できる人は、ディレクションができる！？という記事がありましたが、4月と言えば歓迎会のシーズンですね。
歓迎会と送別会は、一見すると似ているようで実は細かい部分が違います。そこで今回は、新人歓迎会の幹事が心がけたい9つのポイントをご紹介します。

【01】店選びは座敷席の有無を重要視

店選び最大のポイントは、座敷席である事です。

歓迎会は単なる飲み会ではありません。先輩には新人の顔を覚えてもらい、新人には周囲になじんでもらう事が目的です。
その目的を達成するためにはテーブル席は不十分です。　席替えが自由にできる、座敷席がある店を選ぶべきですね。

【02】参加確認は直接聞く

参加確認をメールで聞いても中々返事が貰えない、という状況を経験した方は多いでしょう。
この問題を解決する方法の一つに、直接聞きに行く事が挙げられます。

とは言え、業務に集中している所を邪魔する訳にはいかないので、タイミングを考える必要があります。
これは会社ごとに異なるので一概には言えませんが、お昼休みの終わりごろなどオフィスに雑談が満ちている時間帯がいいでしょう。
また、参加確認シートを用意しておくと、○×をつけるだけで済むので便利です。

【03】リマインダメールのコツ

前日には印象に残るリマインダメールを送ります。

ここで意識したいのは、数あるメールに埋もれてしまっては意味がない点です。タイトルに記号を使って目立たせたり本文を特徴的な物にするとよいでしょう。
私が過去に使用した物ではこのような内容がありました。

■□■大好評　ロドリゲスとキャシーのQ&Aコーナー■□■
ロドリゲス
20時開始って事だけど、20時に会社を出れば間に合うかいキャシー？
キャシー
凄いわロドリゲス！　あなたど○でもド○を持っているのね！

ロドリゲス
キャシー！急な仕事が入って行けなくなってしまったよ！
キャシー
ああなんて事かしらロドリゲス！でも料理の手配が終わってしまってるのよ。料金は返せないわ！

これは若干やりすぎですが、私のケースでは先輩が「hamashun は狙いすぎて寒いな」などと言及してくれたおかげで、無事にみんなの印象に残ったようです。

なお、座敷席である事を沿えておくと女子にとって優しいメールになりますね。

【04】当日の日中に地図を印刷しておく

これも会社によりますが、全員が開始時間に揃う事はなかなかありません。遅れてくる人のために地図を印刷しておきましょう。

多くの人は「誰かに着いて行けばいいや」と思っているので、地図のURLをメールに貼り付けてもクリックしません。

【05】会場を把握しておく

幹事は少し早めに到着しているので、会場の中をチェックします。

大衆的な店の場合は席の近くにおしぼり、箸、取り皿、グラスの予備が置かれている事が多いので、その場所を把握しておきます。
ただしトイレの場所まで調べるのはやりすぎかもしれません。

【06】まずはとにかく乾杯を

ある程度の人数が揃って飲み物がきたら、何はともあれ乾杯をします。

ついつい「では新人からひと言！」と言いたくなりますが、これは NG です。超 NG です。
想像してみてください。目の前にはよく冷えたビールやドリンク。運ばれてくるおいしそうな料理。
これらを前にしてお預けをくらうのは大変な苦痛ですよね。