こんにちわ、ライブドアの櫛井です。
ディレクターに限らず、会議の議事録をとるというのは基本的な部分ですが周りの先輩がきちんと教えてくれなくて苦労した覚えがあります。
そこで今回は「議事録の書き方の基礎」をお届けしようと思います。

なぜ議事録が必要か


会議が終わって数日してからのありがちな
「△△さん、こないだの件終わりました？」
「え？あれって○○さんがやってくれるんじゃなかったっけ」
「いや、こないだの会議で△△さんが明日までにやるって言ってましたよね・・・」
「言ったっけなあ、まぁとりあえずやるけどさー」
「はい。すいませんがお願いします・・・(俺が悪いの？)」
といった、ちょっとした行き違いを防ぐための認識合わせをする為にも有効です。

また、会議で話した時は場の雰囲気に流されて「まぁとりあえず、まぁいいですよね、まぁまぁ」といった形で話が終わってしまった内容を、「最終的にどうするか」を確認しつつ決定できるというオマケ的な副次効果もあります。

議事録に必要なこと


「会議に参加していない人が読んでも理解できる内容であること」にすることが理想的な議事録であるとは思いますが、慣れないうちは難しいと思いますので基本的な部分について列挙してみます。

◇基本情報を入力する
まず最初に

  • 会議の名称

  • 開始日時

  • 終了日時

  • 開催場所

  • 参加者


を列挙します。会議の名称、開催場所は省略せずに記載します。
参加者の部分は、所属組織名と名前を１セットにして記載します。
参加者が多い場合や社内での打ち合わせなどの場合は「さん」「様」などの敬称を省略してもよいでしょう。省略する場合は 敬称略 と書いておくのを忘れずに。

◇項目をわける
20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術でも紹介されていましたが、事前にアジェンダ(議題のリスト)が配られている場合は、そちらを参考にするとよいでしょう。
アジェンダが無い場合、基本的には会議の中で話した順番ごとに大項目、中項目を適宜設定してみるとよいかと思います。

◇具体的に書き記す
話した内容を実行にうつすために必要なのは

  • 誰が

  • 何を

  • いつまでに

  • なぜ

  • どのようにするのか


といった具体的な情報です。
いわゆる 5W1H に似ていますが、上記の内容が話した項目ごとに含まれていると議事録としては非常にわかりやすくなります。反面、詳細に書こうとすると議事録を作成すること自体がとても大変になってしまいますので議事録の用途によって使い分けてみてください。

◇ちょっとしたポイント
各自の宿題になったものを最初または最後にまとめておくと、情報共有としての効果が期待できます。また、会議が終わってから遅くとも当日中には議事録として送付しておくとよいでしょう。


会議中に行うこと


上記のように最終的には議事録という形にまとめるのですが、人の記憶というものは曖昧なものです。会議中は理解出来ていたつもりでも中途半端に端折って書いてしまうと、いざ議事録としてまとめる段になって記憶が繋がらずに「あれ？これなんだっけ？」となりがちです。そういった事態を避けるためにも、発言があった内容は全てメモを取っておくことをオススメします。
慣れてくると要点のみメモでもよいかと思います。
パソコンでの文字入力に慣れている方であればテキストファイルでも何でもよいので、ざっと入力しておくのがよいかと思います。


議事録の例


とある社内での MTG の議事録を空想で書いてみました。
社内用なので、かっちりとしたものではありませんが
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議題：livedoor XX 定例会議
日時：2008年4月21日 17:00〜18:00
場所：社内 B2会議室
参加：開発部 S さん、Y さん
　　　CM 部　 櫛井、N さん、B さん
●各自の宿題
・今週中に○○のバグについて再現性があるか調査を行う(N さん)
・来週木曜までに新規作成ページのデザインを4ページ分作成する(Yさ ん)

●MTG の主旨
　livedoor XX について、1週間の実績値報告と
　進捗情報の共有を行うための定例会議。

●進捗の確認
・機能A について
　すでに開発環境で動作している状態になっている。チェック待ち。(S さん)
　→25日までに動作の確認を行う。その後デザイン作成依頼を行う(櫛井)

＜中略＞

・広告案件B について
　クライアントチェック中。回答は週明け月曜の予定。(N さん)



●その他
・次回から誰か議事録とってください(B さん)
　→T さんが適任なので次回からやってもらう。(櫛井)
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