こんにちは、livedoor Blog とプロフィールを担当している坪田です。

僕は仕事を進める上で「メール(ML)」「IRC(オープンチャット)」「インスタントメッセンジャ(クローズドチャット)」を三種の神器として使っています、今回は各ツールのメリットと使い分けについて説明します。

特に私が担当している、livedoor Blog では、ディレクタとエンジニアなど複数のスタッフが様々なプロジェクトを並行して進めている為、仕事の見える化がスムーズに進行につながります。そのため、メール(ML)、IRC(オープンチャット)、IM(クローズチャット)、どの方法で伝えるべきかを見極めることが重要です。

まずは各ツールのメリットを紹介します。

【01】メーリングリスト(ML)

・相手とのやりとりの記録が残る。
・ログが残るためやるべきことを忘れない
・相手の仕事を中断することなく、用件を伝えられる。
・当事者以外の人にも情報を伝える事ができる


【02】IRC(オープンチャット)

・細かいニュアンスの会話が可能
・情報をすばやく周知できる
・レスポンスの早い会話が可能
・当事者以外の人にも情報を伝える事が可能


【03】IM（クローズチャット）

・1対1の為、緊張感なく集中して会話が可能
・全体には知らせる必要の無い会話が可能
・相手を逃がさない

【04】主な使い方

上記に挙げた各ツールの利点を生かして、業務に活用します。
ここでは私の主な使い方を紹介してみます。

1.メーリングリスト(ML)：業務依頼、共有情報の周知
2.IRC(オープンチャット)：リアルタイムの情報共有、依頼内容のすり合わせ
3.インスタントメッセンジャー：（クローズチャット）：より具体的な担当者レベルでの打ち合わせ

1.作業はメールで依頼する
簡単な作業や急ぎの時など、ついつい手軽にメッセで仕事の依頼をしてしまいがちですが、ログとして残らない作業内容が他者に共有できない、チームメンバー全員が現状のタスクを把握できるように、また作業経緯をさかのぼれる様に誰もが見える場での進行が重要です。
簡単な作業依頼であっても、よほど緊急度の高い作業以外は必ずメールで依頼します。
メールでの依頼後に IRC や IM で作業内容の細かいニュアンスや確認を取ることもあります。

2.速報性の高い情報は IRC で伝える
サービスに障害が起きた時やリアルタイムで起きている事などはIRCを使ってメンバーへの周知を徹底します。

例えば、サービスに障害時に口頭や IM などクローズドな場での対応を行っていると現在のステータスが当事者しか把握できず、2重作業や混乱を招く場合があります。
その後、経緯報告として必要な個所の IRC ログをコピペして ML に送る事で、その時立ち合わせていないメンバーへの情報共有も簡単です。

3.より具体的な企画の打ち合わせはメッセンジャを利用する
逆に人数の多いオープンチャットで企画内容を打ち合わせていると、様々な意見が衝突して、まとまらない時があります。
全体的な方向性が固まったあとは必要最低限のメンバーでのオープンチャットで作業を進行すると、余分な情報入ってこなくて打ち合わせがしやすいです。

的確にメンバーを選出すれば、何かあった時に経緯を再度伝える必要がありませんし、その時立ち合わせていなくても、チャットのログから情報共有が可能です。

大きな内容決定時などはミーティングを開催して話した方が早いですが、細かな部分についてはチャットで進行した方が迅速かつスムーズに事が進みます。

4.チームメンバーへのフォロー
上で挙げた作業依頼や多くの人前では言いにくい事もあると思います。
例えば、間違えを指摘する時や体調などプライベートな事についてのケアはオープンな場で晒さずにメッセンジャとクローズな場で声を掛けてみたり相談に乗ることが多いです。

上記のように私が心がけている事は、伝言ゲームによる情報の齟齬や常にチーム全体での情報共有を徹底するようにしています。
状況に適したツールを使う事でスムーズな仕事が進行できるのではないでしょうか。
便利なツールが故の落とし穴にはまらないように各ツールのメリット、デメリットを理解したうえで正しく使う事で効率的な仕事ができると考えます。

5.イントラブログの活用によりノウハウの蓄積
余談ですが、livedoor では社内環境のみ閲覧可能なイントラブログが存在します。そこで公開されている内容については社外秘なのでお伝えできませんが、仕事で得たノウハウや技術情報を各々がアウトプットする場として活用しています。
スキルやノウハウのブラックボックス化を防ぎ、社内全体で技術の底上げやノウハウの蓄積につながっています。

livedoor ではコミニケーションスキルならまかせろというディレクターを募集しております。