こんにちは、andyです。

新しい機能や画面の構成を変更するのがリニューアルだとすると、必要とされなくなった機能のシェイプアップはコンテンツの最適化です。
利用者が 0 でない限りこのシェイプアップで負担がかかるのはユーザであり、その大切なユーザの不満をなるべくなくす事がコンテンツ担当者の責任だと私は思います。

5 つのフェーズに分けて進めることによってサイトのシェイプアップを無理なく進めましょう。

1.準備フェーズ

サイトのシェイプアップが決定したら関係者を集め全体のスケジュールを決定させます。
日取りが決定すれば、その間が各フェーズの期間となります。
必要な日程は、「告知日」、「データ移行開始日（必要であれば）」、「機能提供終了日」、「サーバ撤去日」の 4 つです。
この4つの日取りを明確にしないと、ズルズルと先延ばしになりかねないので、明確に線を引きましょう。

また、最初に明確にしないと後々もめる原因になるのはユーザのデータについてです。ユーザの不満を極力なくすには、「データの提供」「データの移行先の提供」であり、「どのデータを、どういう形で、どうするのか？」を期間や技術的な問題点、移行先を確認しながら決定させます。

他にも、自社内コンテンツへの調整（テキストやリンクの削除）などを根回することで、自社内コンテンツが多いポータルサイトなどは、思わないところで使われていたりする api や、コンテンツデータなどの発見することができます。

「終了予告画面」、「データ移行説明画面」、「終了画面」など画面の用意と同時に、必要とあらばバナーなども用意すると良いでしょう。

課金コンテンツがある場合は、返金問題など頭を抱える問題が発生すると思います。

2.告知フェーズ

終了告知画面では、ユーザへの告知、終了までのスケジュール、データ移行についての 3 つのポイントを抑えて告知するようにします。

また、告知と同時に発生するのがユーザからの問い合わせです。問い合わせがないような説明文を作成すべきですが、細かい問い合わせが増えるので livedoor ではサポートチームと連携してあらかじめ、増えそうな問い合わせの回答を用意しています。

3.データ移行フェーズ

告知がユーザに浸透する頃に、あらかじめ決めておいたデータの提供を開始します。
日々替わるユーザデータの更新や、ダウンロードによるサーバへの負荷などを考えると短期間で終らせたいですが、

「期間中にデータをダウンロードできなかったのですが、どうすればいいでしょうか」

などの問い合わせが増えることを考慮して、少し長めの期間を設定します。

また、せっかくデータをダウンロードしたにも関わらずデータの移行先で困らないようにするために他コンテンツとの連携（移行先のコンテンツに解説を作ってもらうなど）ができているのかディレクターとしての力量が問われる場面でもあります。

4.終了フェーズ

基本的にはユーザがページを閲覧した場合に混乱しないようにするための対応が必要です。どこからもリンクされていない状態にする場合や、「終了画面」を表示するように変更する場合、DNSの変更する場合など終了する規模より対応が異なります。
また、同時に自社コンテンツ内にあるリンクをすべて削除してもらいます。

5.事後処理フェーズ

データのバックアップ、サーバ撤去の処理などユーザが見えない裏方作業を黙々と行います。


ユーザの不満を下げながら、コンテンツのシェイプアップをするのは難しいことですが、だからこそやりがいがあります。livedoor では、用意周到なウェブディレクターを募集しています。ご興味のある方、ぜひご応募ください。