こんにちは。薮田（yabucccchi）です。
私はライブドアでWebディレクターの仕事以外に、イベントディレクターの仕事もしています。
イベントディレクターというと偉そうに聞こえるかもしれませんが、オフ会や歓迎会の幹事なんかもイベントディレクターの業務に近いので、経験のある人は多いと思います。コツを覚えれば誰にでもできる仕事です。
そんなわけで今回はイベントをディレクションするときのポイントを書いてみたいと思います。
イベントを始める前に最初におこなうのがキックオフミーティング。企画というよりは与件整理に近いミーティングです。このミーティングに出席する人たちがいわゆるイベント運営の主となるメンバー（ボードメンバー）としてしまうのがよいでしょう。
最初の企画の段階での人数は、3、4人ではじめるのがベストだと考えています。
人数が多ければよいように考えてしまいますが、人数が多いと役割分担がばらけすぎて進行管理が逆に面倒になり、細かい情報共有も多岐にわたってしまいます。集める人数は多すぎず少なすぎない人数でやるようにしましょう。
また人選をするときに必ずひとりは時間に余裕がある人を入れてください。イベント会場を見たり業者に発注したりと人手がいることが多いので、自由に動ける人がひとりいるだけで全然違います。
ボードメンバーの人選はイベント成功の重要な鍵となります。
企画をたてるときに日時や予算を決めるのは当然なのですが、いきなりタイムスケジュールを組んでしまうこともあります。なぜかというとタイムスケジュールを組むことでイベント全体、当日の状況をイメージすることができるからです。
では実際に例を見てみましょう。
とてもざっくりしたタイムスケジュールですが、これを眺めて全体の流れを考えると自然とイベントの様子を創造することができます。乾杯の音頭はだれがするのか。何人招待するのか。どうやって招待するのか。そもそも司会進行は誰がするのか。不確定要素が多いタイムスケジュールが逆に何が足りないかを考えるきっかけになります。
これをひとつひとつ詰めていくと以下のようになります。
誰が何を持って行くかや、当日の役割などより具体的になりました。
場所、人数、コンテンツ等、イベントによって重要なポイントは異なります。わざと歯抜けなタイムスケジュールを組んで重要なポイントを先に埋めた後に、ひとつひとつ不確定要素をつぶしていくことで抜けをなくすことができます。
イベントディレクターは当日の流れをシミュレーションする能力が必要なので、こういった方法でシミュレーションしてみるのもよいかもしれません。
リアルイベントは一発勝負なので何がおこるかは当日にならないとわかりません。不測の事態を予測しながら、前もって準備しておくことが重要です。
参加者のキャンセル。インターネットがつながらない。準備していたデータが壊れている。忘れ物等トラブルがおこるのは当然です。トラブルのイメージをどれだけできるかもイベントディレクターの必要な能力です。
パソコンはトラブル時対応用に2台準備。会場の席は多めに。製作物の納品は前倒し。会場の下見は必ずする。などなど前もってできることは全てやっておきましょう。
また、イベントの責任者（幹事）は当日のスケジュールを必ずフリーの状態にしておきましょう。
重要な仕事を当日に持ってこないように調整をするのはもちろんですが、イベントの現場でもいろんな人から質問をされることがあります。スタッフのバランスを見ながら忙しいスタッフを手伝うなど余裕を持って行動できるようにしましょう。
このような形でイベント運営のコツはいろいろありますが、参加してくれたみなさん全員が楽しんでいればそれでイベントの成功です。またイベントはやるだけではダメで、アンケートなどを準備しておいて次回に活かしていくとさらによいイベント運営をすることができるでしょう。
ライブドアではイベントを円滑に進められるディレクターを募集しています。
私はライブドアでWebディレクターの仕事以外に、イベントディレクターの仕事もしています。
イベントディレクターというと偉そうに聞こえるかもしれませんが、オフ会や歓迎会の幹事なんかもイベントディレクターの業務に近いので、経験のある人は多いと思います。コツを覚えれば誰にでもできる仕事です。
そんなわけで今回はイベントをディレクションするときのポイントを書いてみたいと思います。
ボードメンバーは4人まで
イベントを始める前に最初におこなうのがキックオフミーティング。企画というよりは与件整理に近いミーティングです。このミーティングに出席する人たちがいわゆるイベント運営の主となるメンバー（ボードメンバー）としてしまうのがよいでしょう。
最初の企画の段階での人数は、3、4人ではじめるのがベストだと考えています。
人数が多ければよいように考えてしまいますが、人数が多いと役割分担がばらけすぎて進行管理が逆に面倒になり、細かい情報共有も多岐にわたってしまいます。集める人数は多すぎず少なすぎない人数でやるようにしましょう。
また人選をするときに必ずひとりは時間に余裕がある人を入れてください。イベント会場を見たり業者に発注したりと人手がいることが多いので、自由に動ける人がひとりいるだけで全然違います。
ボードメンバーの人選はイベント成功の重要な鍵となります。
当日のタイムスケジュールを最初に作る
企画をたてるときに日時や予算を決めるのは当然なのですが、いきなりタイムスケジュールを組んでしまうこともあります。なぜかというとタイムスケジュールを組むことでイベント全体、当日の状況をイメージすることができるからです。
では実際に例を見てみましょう。
【イベント名：○○感謝際（仮）】
■概要
日時：未定 / 場所：未定 /人数：未定
■タイムスケジュール
・19:00 開場
・19:30 乾杯
・20:30 サプライズイベント
・21:20 しめの言葉
・21:30 解散
とてもざっくりしたタイムスケジュールですが、これを眺めて全体の流れを考えると自然とイベントの様子を創造することができます。乾杯の音頭はだれがするのか。何人招待するのか。どうやって招待するのか。そもそも司会進行は誰がするのか。不確定要素が多いタイムスケジュールが逆に何が足りないかを考えるきっかけになります。
これをひとつひとつ詰めていくと以下のようになります。
【イベント名：○○大感謝際】
■概要
日時：2009年10月10日 / 場所：六本木○○ /人数：200名
設備：プロジェクター インターネット クローク完備
携帯電話の電波：良好
司会：1名 道案内：2名
受付2名 会計2名 料理の確認1名
■タイムスケジュール
・19:00 開場・注意事項の連絡
・19:30 乾杯（Bさん）
・20:30 サプライズイベント
・21:20 締めの言葉（Cさん）
・21:30 解散
※開場と同時にすでに呑みはじめてもらってOK
当日の持ち物リスト
・パソコン2台：担当Bさん
・ＯＡタップ（予備用）：担当Bさん
・注意事項の表：担当Aさん
・サプライズイベントのプレゼント：担当Aさん
・カメラ：担当Cさん
誰が何を持って行くかや、当日の役割などより具体的になりました。
場所、人数、コンテンツ等、イベントによって重要なポイントは異なります。わざと歯抜けなタイムスケジュールを組んで重要なポイントを先に埋めた後に、ひとつひとつ不確定要素をつぶしていくことで抜けをなくすことができます。
イベントディレクターは当日の流れをシミュレーションする能力が必要なので、こういった方法でシミュレーションしてみるのもよいかもしれません。
イベントの当日は他の予定を入れない
リアルイベントは一発勝負なので何がおこるかは当日にならないとわかりません。不測の事態を予測しながら、前もって準備しておくことが重要です。
参加者のキャンセル。インターネットがつながらない。準備していたデータが壊れている。忘れ物等トラブルがおこるのは当然です。トラブルのイメージをどれだけできるかもイベントディレクターの必要な能力です。
パソコンはトラブル時対応用に2台準備。会場の席は多めに。製作物の納品は前倒し。会場の下見は必ずする。などなど前もってできることは全てやっておきましょう。
また、イベントの責任者（幹事）は当日のスケジュールを必ずフリーの状態にしておきましょう。
重要な仕事を当日に持ってこないように調整をするのはもちろんですが、イベントの現場でもいろんな人から質問をされることがあります。スタッフのバランスを見ながら忙しいスタッフを手伝うなど余裕を持って行動できるようにしましょう。
このような形でイベント運営のコツはいろいろありますが、参加してくれたみなさん全員が楽しんでいればそれでイベントの成功です。またイベントはやるだけではダメで、アンケートなどを準備しておいて次回に活かしていくとさらによいイベント運営をすることができるでしょう。
ライブドアではイベントを円滑に進められるディレクターを募集しています。
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