こんにちは。ブログビジネス部の河野です。

ライブドアではこの10月に組織変更 (詳しくはコチラ) があり、ブログビジネス部は部員30名超という社内でも一番の大所帯となりました。人数が多くなるとどうしても会議体も多くなります。

そのため、会議をいかに効果的・効率的に行うかが以前にも増して重要になりました。ブログビジネス部部長の佐々木が以前、「20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術」という名エントリーを書いていますが、そのトラックバックには「効率的な会議って、会議なんでしょうか?」という疑問を投げかけているメッセージもあります。

今回は、上の回答含めて、意義のある会議をするための心がけについて書きたいと思います。

会議には無駄が多いといわれる原因


会議に無駄が多いと言われている原因として、そもそも会議の目的が明確でないケースは良くいわれていると思います。特に定例会議は、毎週行っているうちに目的と手段が入れ替わり、毎週開催することが目的となってしまう、いわば形骸化の恐れは確かにあります。ただそれほど話は単純ではありません。会議の目的を明確にして進めているつもりなのに、気がつくと無駄に時間が掛かったり、会議の生産性が悪いなと思うことも結構あります。なぜなのでしょうか。

その原因について、前職の社長から教えてもらった印象的な話を紹介します。会議はその目的により大きく以下の3つに分類されます。
  1. 物事を決定する
  2. 情報共有する
  3. ブレインストーミング (ブレスト) する
上の目的によって、それぞれのゴールが違いますが、それが意識されず混ざってしまうことが原因ではないかというものです。例えば、本来決定すべき事項があるのに、情報の共有や散漫な意見に留まり、結局物事が決まらない。もしくは、逆にブレストのはずが発想の誘発が起こらず、以前のままの硬直した話がなぜか決議となり終わってしまう、などのケースは意外と多いのではないでしょうか。

ですので、会議をする際には上記の分類を意識して心掛けるようにしています。以下では、上の話を踏まえて具体的に会議の無駄を避けるための方法を2つほど書いてみます。

目的別で会議を分ける


一番手っ取り早い方法は、その目的別で会議自体を分けることです。議事進行にブレが起こりにくくなりますし、短時間で済ませられるので、日程調整もしやすくなると思います。

皆のアイデアや発言を活性化させたいブレストと、企業としての決定や意識の統一など伝え手と受け手がいる情報共有の会議とでは、準備も進め方も違います。その違うものを1つの会議に集約するのは、参加する人全員にそれぞれ議題ごとに目的を認識してもらう必要がありますので、会議を分けるのとどちらが良いかはその内容や議題の数により判断しましょう。

議事録のドラフト (会議のストーリー) を予め作っておく


いい会議にするためにアジェンダが重要とよく言われます。実際その通りだと思いますが、さらに1歩進めて、予め議事録のドラフトまで作っておくといいと思います。議事録のドラフトとは、決議事項/ブレストで出た内容など、会議によってできる部分だけを空けておいた下書きです。そこを埋めて議事録を完成させるために会議をするぐらいに考えてもいいかもしれません。

メリットは以下の2点です。
  • 現在の会議の流れがアジェンダに沿っているか明確になる
    議事録が完成できる流れになっているかという判断で会議を進められます。ですので、その場の会議で出た話題をその場で議論するべきかどうかの判断などがしやすくなります。
  • 議事録作成に時間が掛からない
    当たり前のことですが、実は結構重要です。会議の内容は時間と共にすぐ忘れ去られていきますので、時間が経つほど議事録作成に時間が掛かるようになります。ただ、他の業務もあり、つい後回しにしてしまうのではないでしょうか。これが会議の終了と共にほぼ議事録が出来上がっていて、すぐ出せるようになるのは、作業効率として非常に高いと思います。
また、アジェンダと議事録は表裏一体のようなものなので、議事録の原型をプロジェクターに映しながらという方法も有効ですね。

議事録の書き方については、過去のディレクターズブログで、いいエントリーがあります。「議事録の書き方 基礎講座」「議事録の書き方 Part2」も是非ご覧下さい。

常に創意工夫を


会議は多くの人の時間を拘束するものですので、進行役は常にそれだけの意義のある会議とするためにはどうしたらいいかを常に考え、改善点があれば実行する姿勢が重要だと思います。

特に定例会議は、最初にも書いた通り、形骸化してしまう恐れがありますので、常に新しい取り組みをしてみては如何でしょうか。例えば、ブログビジネス部では、ブログ開発マネージャのアイデアで、各グループ別での進捗報告ではその報告を本人からではなく、事前に決めたフォローする人が報告をする試みを現在しています。フォローする人は毎週シャッフルで決めます。これは、
  • 対外的なアウトプットも普段から心掛けて活動をするようになる
  • それぞれの稼動のチェック機構も働くようになる
  • 同じグループの人の活動を説明できるぐらい把握できるようになる
    (その人しか知らないという事態を防ぐセーフティーネットになる)
という効果を見込んでのものです。まだ試行錯誤の状況ですが、面白い方法だと思っています。

ライブドアでは会議の進行が得意なディレクターを募集しています。