こんにちは。ポータルビジネス部の眞子です。
今回は、Google ドキュメント スプレッドシートを活用したプロジェクトのTodoチェックについて紹介させていただきます。
個人のTodoチェックではなく、プロジェクトごとのTodoチェックの方法です。
スプレッドシートとMicrosoft社のExcelを比べると、ローカル環境ではExcelの方が使い易いと感じています。しかし、スプレッドシートには“離れた場所であっても、ひとつのファイルを同時に一緒に編集できる”という優れた機能があります。
そのため、遠く離れた社外の人であってもリアルタイムに編集しあうことができますし、このような用途向けに開発されていることもあって、同じ画面内にチャット機能が設けられており情報交換も容易です。
「Google ドキュメント スプレッドシート」の機能をバリバリつかうというよりは、利用しやすい機能をつまみ食いして便利さを享受しよう！というのが趣旨となります。
あまり多くを語らなくても、このブログをご覧になられる方はご存知だと思います。
もし「Google ドキュメント スプレッドシート」をご存じない方は、ヘルプページをご覧ください。
みなさんは、ファイルを共有して他のメンバーと同時に編集したことはありますか？
Google ドキュメントはファイルの共有にこそ力を発揮します。
こんなことができます。
1) 複数のアカウントで同時に編集できる。
2) アカウントごとにカーソル色が異なるので誰がいま何をしているかがわかる。
3) チャット機能があるので、なにかあれば すぐに確認ができる。
よく分からない方に、便利さをもっとアピールします。
それまでの私は、他社の方との情報共有は、メールや作業状況を記載したExcelファイルのやりとりで行っていました。
この方法にはデメリットがありましたが解決策は見いだせておらずそのまま利用していました。
【Excel+メールのデメリット】
・やりとりの回数が増えるごとに情報が分散してしまう
・追加で編集するごとにファイルを送らないといけないこと
・最新のExcelファイルがどれかを確認する億劫さがある
しかし、今回ご紹介するこの方法では、情報は分散せず、常に最新の情報を共有することが可能になります。
もちろん、オンラインになれば場所を選ばず 自宅からも確認が可能です。
他社の方と共同でプロジェクトを遂行しているときに、スプレッドシートの共有化のメリットを知り、あまりの便利さに心うたれましたのを覚えています。
スプレッドシートを作成してしまえば、共同作業の設定は簡単です。
共有の設定方法とリアルタイム編集について説明します。
0) スプレッドシートを作成する
最初は、Googleアカウントの作成と共有したいスプレッドシートの作成が必要です。
スプレッドシートの作成方法などは、Googleのヘルプを御覧下さい。
1) メンバーに共有するには、右上の「共有ボタン」をクリックします。
2) 共同編集者を登録します。
閲覧だけのメンバーを登録もできます。
作成者含めて最大200名まで登録できるそうです。
今回はyukさんを登録しました。
3) yukさんの 位置が緑色の枠で表示されるようになりました。
登録されると、位置が表示されるようになります。
ここでチャット欄から実施済みの作業のステータスを変更してほしい旨記載しています。
4) その依頼に基づき、yukさんはステータスを変更しました。
緑色の枠が変更セルに移動し、セルが変更されるまでの動作をリアルタイムで確認することができます。
（変更前）
（変更後）
これで終了です。カンタンですよね。
他に これまでの利用例としては、チェックの共同作業があります。
チェックすべき項目が100個あり、4人でひとり25個ずつ確認したことがありましたが、
同時進行で進んでいる各メンバーの作業状況を把握でき、
遅れがあった場合はすぐにサポートに入ることもできました。
社内ですので共有サーバにExcelを保存してやる方法もありますが、
スプレッドシートであれば誰が何をやっているのかまで把握できるメリットがあります。
上段でも述べていますが、自分自身しか利用しない場合は、ローカル環境のExcelの方が便利だと思います。Dropboxを活用すれば、複数のパソコンから非同時であっても問題なく編集もできますし、まだまだExcelは利用しがいのあるツールです。
しかし、“みんなで一緒に”となるとスプレッドシートを使うしかありません。
一度利用してしまうとやめられない便利なツールでありながら、とてもカンタンに利用できますし、しかも無料なところがとてもいいです。
「仕事の報酬は仕事」という言葉がありますが、「webサービスの作成者に対する報酬は利用すること」だと思います。
便利なツールは、どんどん利用しましょう。
・Googleドキュメント 使い方解説一覧 - できるネット＋（できるネットプラス）
・Google ドキュメント - 初めての方へ
・Google Docs、リアルタイム性をさらに高める―新アプリDrawings追加-TechCrunch
今回は、Google ドキュメント スプレッドシートを活用したプロジェクトのTodoチェックについて紹介させていただきます。
個人のTodoチェックではなく、プロジェクトごとのTodoチェックの方法です。
スプレッドシートとMicrosoft社のExcelを比べると、ローカル環境ではExcelの方が使い易いと感じています。しかし、スプレッドシートには“離れた場所であっても、ひとつのファイルを同時に一緒に編集できる”という優れた機能があります。
そのため、遠く離れた社外の人であってもリアルタイムに編集しあうことができますし、このような用途向けに開発されていることもあって、同じ画面内にチャット機能が設けられており情報交換も容易です。
「Google ドキュメント スプレッドシート」の機能をバリバリつかうというよりは、利用しやすい機能をつまみ食いして便利さを享受しよう！というのが趣旨となります。
Google ドキュメント スプレッドシートについて
あまり多くを語らなくても、このブログをご覧になられる方はご存知だと思います。
もし「Google ドキュメント スプレッドシート」をご存じない方は、ヘルプページをご覧ください。
みなさんは、ファイルを共有して他のメンバーと同時に編集したことはありますか？
Google ドキュメントはファイルの共有にこそ力を発揮します。
こんなことができます。
1) 複数のアカウントで同時に編集できる。
2) アカウントごとにカーソル色が異なるので誰がいま何をしているかがわかる。
3) チャット機能があるので、なにかあれば すぐに確認ができる。
よく分からない方に、便利さをもっとアピールします。
以前は「Excel＋メール」でやりとりしてました。
それまでの私は、他社の方との情報共有は、メールや作業状況を記載したExcelファイルのやりとりで行っていました。
この方法にはデメリットがありましたが解決策は見いだせておらずそのまま利用していました。
【Excel+メールのデメリット】
・やりとりの回数が増えるごとに情報が分散してしまう
・追加で編集するごとにファイルを送らないといけないこと
・最新のExcelファイルがどれかを確認する億劫さがある
しかし、今回ご紹介するこの方法では、情報は分散せず、常に最新の情報を共有することが可能になります。
もちろん、オンラインになれば場所を選ばず 自宅からも確認が可能です。
他社の方と共同でプロジェクトを遂行しているときに、スプレッドシートの共有化のメリットを知り、あまりの便利さに心うたれましたのを覚えています。
スプレッドシートを作成してしまえば、共同作業の設定は簡単です。
共有の設定方法とリアルタイム編集について説明します。
設定と動作例
0) スプレッドシートを作成する
最初は、Googleアカウントの作成と共有したいスプレッドシートの作成が必要です。
スプレッドシートの作成方法などは、Googleのヘルプを御覧下さい。
1) メンバーに共有するには、右上の「共有ボタン」をクリックします。
2) 共同編集者を登録します。
閲覧だけのメンバーを登録もできます。
作成者含めて最大200名まで登録できるそうです。
今回はyukさんを登録しました。
3) yukさんの 位置が緑色の枠で表示されるようになりました。
登録されると、位置が表示されるようになります。
ここでチャット欄から実施済みの作業のステータスを変更してほしい旨記載しています。
4) その依頼に基づき、yukさんはステータスを変更しました。
緑色の枠が変更セルに移動し、セルが変更されるまでの動作をリアルタイムで確認することができます。
（変更前）
（変更後）
これで終了です。カンタンですよね。
他の利用例
他に これまでの利用例としては、チェックの共同作業があります。
チェックすべき項目が100個あり、4人でひとり25個ずつ確認したことがありましたが、
同時進行で進んでいる各メンバーの作業状況を把握でき、
遅れがあった場合はすぐにサポートに入ることもできました。
社内ですので共有サーバにExcelを保存してやる方法もありますが、
スプレッドシートであれば誰が何をやっているのかまで把握できるメリットがあります。
みんなで一緒にやるからいい！
上段でも述べていますが、自分自身しか利用しない場合は、ローカル環境のExcelの方が便利だと思います。Dropboxを活用すれば、複数のパソコンから非同時であっても問題なく編集もできますし、まだまだExcelは利用しがいのあるツールです。
しかし、“みんなで一緒に”となるとスプレッドシートを使うしかありません。
一度利用してしまうとやめられない便利なツールでありながら、とてもカンタンに利用できますし、しかも無料なところがとてもいいです。
「仕事の報酬は仕事」という言葉がありますが、「webサービスの作成者に対する報酬は利用すること」だと思います。
便利なツールは、どんどん利用しましょう。
参考リンク
・Googleドキュメント 使い方解説一覧 - できるネット＋（できるネットプラス）
・Google ドキュメント - 初めての方へ
・Google Docs、リアルタイム性をさらに高める―新アプリDrawings追加-TechCrunch
