モバイルグループの小田です。8月に入社したばかりの、まだまだ新人でございます。この2カ月の間、たくさんの案件に関わらせて貰いながらライブドア流のサイト運用を学んでいます。

今回は、こまごまとしたタスクをたくさんの抱える運用ディレクターのための、時間とタスクの管理について書かせて頂きます。

時間管理とタスク管理について

転職して環境が変わると、必ずしもこれまでの経験を役立ててスムーズに進行する、という事がかなわない場合もあります。

使用するツールや運用手順、一つひとつは難しくない作業でも、たくさん抱えてしまって結果的に納期までに終えることが危うい……。そんな経験をされた事ありませんか？

特にライブドアのモバイルディレクターは、コーディングを手掛ける機会が多くあり、私はまずはそこから勉強を始める必要がありました。「環境」というものに壁みたいなものを感じて、社内的に「かんたんな作業」と言われる作業に何時間も手こずってしまうと、自信が持てなくなってしまいます。

めまぐるしいスピードで進化するライブドアに入社し、五月雨式に降り積もっていく案件をこなさなければならない環境となって、学んだことがあります。

それでは、私が実践したことを次にご紹介します。

どうやってやるのか

活躍している先輩ディレクターのように、大型の案件をまだ持っていないため、いかに多くの作業をすばやく片付けるか、苦手なことを克服するための時間を確保するかという事にスポットを当てていました。

運用業務がほぼ占めているので、それらを効率的に片付けるために以下のような流れでまとめます。

1．案件にかかる時間を把握する

これは、過去に似た経験がある場合はそこから見積もる、もし初めての場合はとりあえず最後まで1回やってみます。とにかくかかった時間をノートやエクセルに個人的にメモをしておきます。



私は、入社して引き継いだ運用案件の作業を一通り経験するまで、ひたすらやりました。

2．必要なものを一元化する

例えば、Aというページを改修するのに、テンプレートBをいじって、管理画面Cでページ更新が必要だったとします。毎週発生する作業である場合、少しでも楽にやりたいですよね。
特に多くのツールや資料を使う作業の場合、ローカルに案件フォルダを作ってショートカットをまとめています。



※フォルダ構成・中身例

[案件1]
　├[作業1]
　│　├管理画面ショートカット
　│　├触るファイル.html
　│　├作業手順(メモ的なもの)
　│　└前回作業ログ.txt
　│
　├[作業2]
　・　・
　・　・

また、ひとつの作業をリリースまで終えたら、ざっくりと手順をまとめます。大がかりな「手順書」と呼ばれるものほどではなく、流れが分かる程度メモ作って、いつでも見返せるようにフォルダに入れておきます。

※メモ例

【○○○サイト/アイテム更新作業】
1. ○日前にデザイナーへ作成指示　担当：やまださん
2. 納品物確認
（3. 修正指示　担当：やまださん）
4. アップ準備/テンプレ編集＆更新
5. アップ準備/素材アップ
6. アップ準備/実機チェック
7. 本番化

「この案件をすぐやらなきゃ！」という時に、該当案件フォルダをクリックすれば必要なものが揃うので「探す」という手順も省け混乱が少ないです。

3．担当業務のボリュームを測る

最初に作業工数を取っておいたメモが、ここで活躍します。前項で作った作業手順と合わせてエクセルなどで業務の「棚卸」を行います。

「棚卸」とは、平たく言うと自分が持っている案件に掛かった作業時間を見える化する事です。作業単位、関わっている業務全体での割合などを把握するために行います。



1つの項目に対し、かかった時間数と、1カ月の勤務時間数に対する作業時間の割合をかんたんな関数で表にします。一度作ってしまえば、全行コピペで汎用できます。

項目、必要に応じて大分類に「運用」「企画」「会議」「事務処理」、中分類に「Aサイト」「Bサイト」などに分け、必要に応じて小分類に作業手順をと工数を入力していきます。

この棚卸表を定期的に更新していくと、自分の作業に対する成長を振り返れるという利点もあります。予想外に時間をかけてしまっている業務の特定や、多すぎる会議なんかに気づく事もあります。

項目を必ず細かく分ける必要はないので、自分に合った棚卸表を作ってみてはいかがでしょうか。

4．予定を組む

全体把握ができるようになったら、そろそろ慣れて、ある程度月間のタスクが見えてくる時期ではないでしょうか。スケジュールの組み方は、一般的には下記のように言われていますね。

• 大きいものから予定を決め、小さいものは隙間に入れる
• ポストイットでマトリクス分類

私はどちらかと言うと心配性なタイプなので、カレンダーでざっくりスケジュールを組んで、チェックリストで見返しています。

＜案件ごとのToDoリストを作る (紙)＞


例として、私が担当するあるサイトの月間更新作業を一覧化したものを、チェックリスト風に使っています。これを紙に出して、いつも見えるよう机においてます。作業が終わったら右側にチェックを入れて完了です。

＜カレンダーにアラート設定＞
ライブドアではGoogleカレンダーを使っています。自分のカレンダーには、ざっくりとタスクを書きこんでいます。

その時、メモ欄には前項で触れた作成したフォルダのショートカットを張っておけば、すぐ着手できる環境を作れます。

まとめ

このような感じで、「この短時間で何個案件を片付けるか」なおかつ「取りこぼしなく安定した運用を行えるか」をずっと試行錯誤しています。

こういった日々の振り返りや業務効率化は、新しい事に取り組むための「時間を作る」事に大きく役立つと思っています。予定がパツパツになってしまっている方は、棚卸をしてみると思わぬところに短縮できる時間があるかもしれません。忘れがちな方は、単純ではありますがチェックリストの作成をおススメします。

個人的に、全体を見通しながらワーク・ライフ・バランスを大切している人ほど良い成果をあげている気がしてます。私もそんな人間を目指して頑張ります。

ライブドアでは時間管理が上手なディレクターを募集しています。