こんにちは。ポータルサイトのプロモーション担当をしている堀川です。
11月30日にブログポータル「BLOGOS」の1周年記念イベントとして「BLOGOSシンポジウム」を開催しました。イベントは企画と運営と2つにわかれますが、今回はイベント運営のポイントをご紹介したいと思います。
※BLOGOSイベントの詳細内容は下記をご覧ください。
メディアの未来像を考える〜進化するネットメディア 変化するマスメディア〜
映像はこちらから
まず、イベント運営を行うとき、大まかに下記のポイントがあります。
イベント成功のカギはここです。しっかりとした準備さえ出来ていれば後はなんとかなるものです。準備時のポイントとしては、
下見はなるべく開催時間と同じ時間帯でするのがよいでしょう。会場の都合で入れないとしても別日程で行くことをおすすめします。理由としては夜開催だとイベント会場によっては来場者が迷いやすかったり、人の出入りが違ったりするからです。
また、場内では下記の確認を行ってください。
まずは机上で役割と配置などを決めます。来場者数と会場規模などから受付2名、誘導3名、などといったように埋めていきます。
役割分担表を作った上で、リハーサルします。撮影した画像をスタッフにみせイメージをしてもらいます。本来は会場で行うのがよいのですが、別会場での読み合わせでも問題ないです。読み合わせをしながら疑問点、課題点をつぶしておきます。
運営スタッフは出演者の顔を覚えておきましょう、出演者は早く来場したりします。参加者と混同しないようにしましょう。
リハーサル終了後、そのときに課題にあがったものを再度記載し、イベント運営スタッフと再度確認をします。
おさらいと、お手洗い、喫煙場所、ドリンクの買える場所の確認しましょう。
来場者に挨拶をする、明るいトーンを心がける、普段喋っている声のひとつ上の音域で喋る感じです。
手を後ろに回して立っている方がいますが、印象が悪いので手を前で組みましょう。
受付の名簿はアイウエオ順にしておきます、また名簿はフリガナをつけておくと便利です。人数が多いイベント時は受付用紙が数枚にもなるのでアイウエオ順で付箋など付けておくとよいでしょう。
受付から会場までの導線がある場合は、アテンドしたほうがよいです。
出演者は前に人がいないと寂しいものです。前から詰めて座ってもらいましょう。また、3人がけのテーブルの場合は真ん中を空けてアテンドすると若干空席があるイベントでも沢山来場されているように見えます。
遅れて来場される方がいる場合、誘導係りの方が座席までアテンドしましょう。満席に近いイベントだと、遅れてきた方が座席を探してウロウロする場合があります。あれは結構気になるものです。
運営スタッフという立場では、なかなかイベントは見れませんが、少しでも見れるように時間を決めて交代でみるようにしましょう。
来場者に感謝の気持ちをもって「ありがとうございました」を言いましょう。
アンケートなど行った場合、手持ちで待っている方がいたら積極的に声をかけて回収しましょう。
イベントは場数をこなすと感覚値でつかむことが多いですが、今までと違った場所、要素を入れるとガラッと変わってしまいます。現場のリーダーが感覚地でものをしゃべっていても、スタッフが理解できるとは限りません。運営側は誰が行っても一定のクオリティが保てるようにマニュアルを作るべきです。
また、スタッフとして参加している場合の大切なポイントは、自分の与えられた場所を守るということです。よくあるのが気遣いが出来すぎて、自分の持ち場を離れて疎かにしてしまう事です。自分の場所を守りましょう。
そして最も重要なのは、イベント内容はともかく、来場者は貴重な時間を割いてお越しいただいているのです。運営側はおもてなしの心を持って、少しでも気持ちよく、満足していただけるように心がけましょう。
今回記載したのはあくまで運営当日におけるポイントです。実際は企画と運営がきちんと連動することが重要です。細かいポイントは多々あるのですが、詳細を聞きたい方は堀川（@horikawa）までご連絡ください。
今後もライブドアではネットとリアルを融合させたイベントを開催していきます。リアルイベントを経験する事で、自身のディレクションしているサイトなどにもよい影響や、新しい発見もできると思います。そうなるとディレクションの幅も広がってさらに面白い事を実現できると思います。
ライブドアでは新しいことに挑戦するアグレッシブなディレクターもあわせて募集しています。
11月30日にブログポータル「BLOGOS」の1周年記念イベントとして「BLOGOSシンポジウム」を開催しました。イベントは企画と運営と2つにわかれますが、今回はイベント運営のポイントをご紹介したいと思います。
※BLOGOSイベントの詳細内容は下記をご覧ください。
メディアの未来像を考える〜進化するネットメディア 変化するマスメディア〜
映像はこちらから
まず、イベント運営を行うとき、大まかに下記のポイントがあります。
- 準備時
- 受付時
- 開催中
- 終了時
準備時
イベント成功のカギはここです。しっかりとした準備さえ出来ていれば後はなんとかなるものです。準備時のポイントとしては、
1: 会場の下見に必ず行く
下見はなるべく開催時間と同じ時間帯でするのがよいでしょう。会場の都合で入れないとしても別日程で行くことをおすすめします。理由としては夜開催だとイベント会場によっては来場者が迷いやすかったり、人の出入りが違ったりするからです。
また、場内では下記の確認を行ってください。
- 電波状況
- 電源の位置
- LANの有無
- 搬入口の確認
- 音声
- 映像機器系の確認 (ジャック口など撮影)
- 外観
- 入口
- 場内
- 控え室の撮影
2: 役割分担の表をきちんと作成する
まずは机上で役割と配置などを決めます。来場者数と会場規模などから受付2名、誘導3名、などといったように埋めていきます。
3: リハーサルを行う
役割分担表を作った上で、リハーサルします。撮影した画像をスタッフにみせイメージをしてもらいます。本来は会場で行うのがよいのですが、別会場での読み合わせでも問題ないです。読み合わせをしながら疑問点、課題点をつぶしておきます。
4: 出演者の顔を覚える
運営スタッフは出演者の顔を覚えておきましょう、出演者は早く来場したりします。参加者と混同しないようにしましょう。
5: 必要物をリスト化する
リハーサル終了後、そのときに課題にあがったものを再度記載し、イベント運営スタッフと再度確認をします。
6: イベント当日に現地で意識合わせする
おさらいと、お手洗い、喫煙場所、ドリンクの買える場所の確認しましょう。
受付時
7: 挨拶する
来場者に挨拶をする、明るいトーンを心がける、普段喋っている声のひとつ上の音域で喋る感じです。
8: 受付・誘導担当者はびしっと立つ
手を後ろに回して立っている方がいますが、印象が悪いので手を前で組みましょう。
9: スムーズな受付を心がける
受付の名簿はアイウエオ順にしておきます、また名簿はフリガナをつけておくと便利です。人数が多いイベント時は受付用紙が数枚にもなるのでアイウエオ順で付箋など付けておくとよいでしょう。
10: アテンドはきちんと
受付から会場までの導線がある場合は、アテンドしたほうがよいです。
11: 前方の座席から誘導する
出演者は前に人がいないと寂しいものです。前から詰めて座ってもらいましょう。また、3人がけのテーブルの場合は真ん中を空けてアテンドすると若干空席があるイベントでも沢山来場されているように見えます。
開催中
12: 遅れてきた来場者は必ず席までアテンドする
遅れて来場される方がいる場合、誘導係りの方が座席までアテンドしましょう。満席に近いイベントだと、遅れてきた方が座席を探してウロウロする場合があります。あれは結構気になるものです。
13: 運営スタッフもイベントに参加させる
運営スタッフという立場では、なかなかイベントは見れませんが、少しでも見れるように時間を決めて交代でみるようにしましょう。
終了時
14: お見送りする
来場者に感謝の気持ちをもって「ありがとうございました」を言いましょう。
15: 積極的に声をかける
アンケートなど行った場合、手持ちで待っている方がいたら積極的に声をかけて回収しましょう。
まとめ
イベントは場数をこなすと感覚値でつかむことが多いですが、今までと違った場所、要素を入れるとガラッと変わってしまいます。現場のリーダーが感覚地でものをしゃべっていても、スタッフが理解できるとは限りません。運営側は誰が行っても一定のクオリティが保てるようにマニュアルを作るべきです。
また、スタッフとして参加している場合の大切なポイントは、自分の与えられた場所を守るということです。よくあるのが気遣いが出来すぎて、自分の持ち場を離れて疎かにしてしまう事です。自分の場所を守りましょう。
そして最も重要なのは、イベント内容はともかく、来場者は貴重な時間を割いてお越しいただいているのです。運営側はおもてなしの心を持って、少しでも気持ちよく、満足していただけるように心がけましょう。
今回記載したのはあくまで運営当日におけるポイントです。実際は企画と運営がきちんと連動することが重要です。細かいポイントは多々あるのですが、詳細を聞きたい方は堀川（@horikawa）までご連絡ください。
今後もライブドアではネットとリアルを融合させたイベントを開催していきます。リアルイベントを経験する事で、自身のディレクションしているサイトなどにもよい影響や、新しい発見もできると思います。そうなるとディレクションの幅も広がってさらに面白い事を実現できると思います。
ライブドアでは新しいことに挑戦するアグレッシブなディレクターもあわせて募集しています。
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