こんにちは、櫛井です。

「急ぎで確認したいのに上司やクライアントが捕まらない…」
よくありますね。今日はそういった状況で素早く判断を仰ぐテクニックを書いてみます。何をしているのかはわからないけれど、とにかく忙しく席にいない上司達やクライアントは全てのメールに目を通せるわけではありません。彼らの仕事は「判断すること」ですから、こちらとしては素早く的確に情報を伝えるのがとても大事です。

上司をうまく使うのは職種によらず部下の仕事ですし、クライアントを育てるのもディレクターの仕事のうち。効果的にメールを作成する工夫をし、無駄な待ち時間を減らしましょう。


※承認をもらってるイメージ
　「お忙しいところスンマセン！これ！お願いしやっす！」的な

メールを書くポイント

メールを受け取る側は日々様々なメールを受け取っています。
進捗情報の共有なのか、単なる報告なのか、レポートなのか、意見を求められているのか、コメントが欲しいのか、YESかNOか判断を迫られているのか……。これは本人達も受け取ってみないとわかりません。

では、「とにかくYESかNOかの判断が欲しい」という場合に気をつけておきたいメール作成のポイントを５つ紹介しておきます。

• 件名に概要と、判断が欲しい旨を書く
• 本文では宛先を明確にする
• いつまでにどんな判断が必要かを冒頭に書く
• 詳細な経緯や内容は本文の中段以降で触れる
• 判断結果をメールで欲しいのか電話が欲しいのか明確にし連絡先は改めて明記しておく

具体的に、悪い例と良い例を書いてみます。今回は打ち上げの費用を会社負担にしてもらえるかどうかという仮の内容にしてみます。先に少しだけ電話で内容を伝えた前提で……

悪いメールの例

件名：先ほどの件
本文：
お疲れ様です、櫛井です。

さきほどはお電話にてありがとうございました。
先方への返答も必要ですので、また決まり次第ご連絡を
いただければと思います。不明な点は都度聞いてください。

宜しくお願いします。

もう泣きそうになるくらいダメですね。もっと具体的に書きましょう。

よいメールの例

件名：１月１１日(火)のディレクターブログ打ち上げ会場手配の件

本文：
小久保さん
お疲れ様です、櫛井です。

さきほどはお電話にてありがとうございました。
ざっと概要はお伝えしましたが、改めてメールでもお送りいたします。会場の仮予約は既に終えておりまして本予約をするか会場側へ伝える必要がありますので

・会場場所は「超絶中華飯店」でよいか
・費用は全額会社負担でよいか
の２点についてご確認いただき、明日の１月７日(金)１８時までにこのメールへの返信という形でご回答ください。お電話でも結構ですが、今日はこのあと離席し戻りませんのでメールでいただけると助かります。

上記の時間を過ぎてしまうようであれば事前に一度ご連絡をいただけるとありがたいです。

お電話でも伝えましたが、会社のイベントということでなるべくスタッフには打ち上げも参加してほしいと考えていますので全額負担、是非宜しくお願いします。


詳細
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１月１１日(火)の午後から新宿昭和ビルにて行う「ディレクターブログ最近どう？会」が終わった１９時からの打ち上げ会場を下見してきました。
候補は超絶中華飯店とナマステカレー新宿昭和ビル店の２つがありましたが店長との３０分に及ぶ交渉の結果、飲み放題込みで一人３０００円と比較的安価で行えそうな超絶中華飯店に仮予約をしている状況です。(６０人参加見込みですので合計で１８万円くらいになる予定です)
平日ではありますが、日時も迫っているため超絶中華飯店の店長からは「カナラズ明日マデに電話クダサイね！」とキツく言われておりまして…。

程度にもよりますが、上司へのメールであればここまで丁寧じゃなくてもよいかも知れませんね。


以上です。メールをしても音沙汰がない場合は電話なり席まで行くなりして返答をもらってみてください。モジモジしているよりもキッチリと進めたほうが評価が高くなりますよ。

ライブドアでは、メールでも丁寧さと気配りが出来るディレクターがチヤホヤされます。