こんにちは。Webサービス本部のカツラです。
そろそろ忘年会シーズンですね。このブログの読者の方々の中にも、会社の忘年会の幹事を任せられている人がいらっしゃるかもしれません。飲み会の幹事の仕事は、簡単なようでなかなか大変なものです。
今回は、主に飲み会の幹事をする際に注意すべきポイントや、知っていると便利なツールを実際の流れに沿っておさらいしたいと思います。
1. 候補日を決める
飲み会を開催することが決まったら、まずは候補の日程をいくつか選ぶことから始めましょう。
このとき注意すべきポイントは次の３つです。
・目上の人のスケジュールを優先する
・外部のお客さまが来る場合は、そちらのスケジュールを最優先に
・候補日は複数抑える（最低でも3つ）
・年末は特に早めのスケジューリングを心がける
忘年会のように季節の区切りに必ず開かれるイベントには、参加者の長となる人に参加してもらえないと締まるものも締まらなくなってしまいます。部の忘年会なら部長の、課の忘年会なら課長のスケジュールを聞いて、参加可能な日程を最低でも３つは候補日として抑えましょう。
また、忘年会シーズンはお店が混み合うだけでなく、職場の人たちの予定も詰まりがちになるものです。くれぐれも、時間には余裕を持って候補日を抑えましょう。
2. 参加者を募る
候補日をいくつか抑えたら、次は参加メンバーの確定です。ひとりひとりの都合を聞いて回るのはなかなか骨の折れる仕事ですが、そんな時は飲み会の幹事にピッタリなスケジュール調整ツールを使うと便利です。
特に有名なのは調整さん (beta)- 簡単みんなのスケジュール調整ツールでしょうか。
その他の調整ツールについては下記のまとめが参考になります。
手軽で簡単！スケジュール調整・アンケート - NAVER まとめ
上記のツールなどを使って回答期限を設け、候補日をひとつに絞り込みましょう。
3. お店を決める
企画時点で、参加人数はある程度イメージすることができます。あらかじめ、イメージした参加人数のボリュームが収まりそうなお店をいくつか考えておくとスムーズかと思います。
参加人数が確定したら、お店を本格的に選びます。よっぽど少人数でない限りは、コースで予約をしたほうが無難かと思います。この辺りはぐるなびやホットペッパーなどを使うといいでしょう。ただし、以下の点には気をつけるといいと思います。
・お店に携帯電話の電波は入るかどうか
・個室かどうか、もしくは貸切にできるかどうか
・会場設備の位置と挙動を下見する(マイクやモニター等を使う場合)
・2次会の店も合わせて予約
当日、道に迷った参加者が電話をかけてくることも考えられます。特に地下にあるお店の場合には、電波が入るかどうか予約時点で必ず確認しましょう。また、内容によっては、会場設備の位置や挙動を前もって確認することが必要です。イベント用スペースやホテルのパーティールームなどの場合、事前に先方の担当者と顔を合わせておくと何かと楽です。
参加者の多い飲み会では、1次会の後に行き場を失った人々が路頭に迷うことの無いよう、2次会の会場を前もって抑えておいたほうが良い場合もあります。予め2次会の参加者数を把握しておくことは難しいですが、可能であれば1次会の日程調整時に合わせて聞いておいてもいいかもしれません。
なお、LINEクーポンを使うとお得にお店を利用することができて便利です。
4. その他当日までにすること
当日までにするべきことは以下の2つです。
・乾杯と締めの挨拶を依頼する
・会費を徴収する
役職者の人には当日の挨拶を依頼しておきましょう。大きな会では、乾杯の前に別途挨拶の時間を設ける場合もあります。 いくつの挨拶の時間を取るべきなのか、 どの挨拶を誰にお願いすればいいのかはケースバイケースです。考えてわからないようなら、先輩に相談するのが無難でしょう。
また、人数の多い会では、前もって会費を徴収したほうが良いかと思います。徴収時にはお釣りを用意しておきましょう。
5. 当日のエスコート
当日迷わないように、予めお店の位置を印刷した地図を手渡しておくとスムーズです。LINEのグループチャットを使って参加者へ地図のリンクをシェアしたり、ちょっとした連絡を取り合ったりすると楽ちんですね。
参加人数が多い場合や、遅れてくる人が多い場合には、後から参加者を先導するお手伝い役を誰かに依頼しましょう。
6. 宴会中の振る舞い
幹事に求められる宴会中の振る舞いは、その規模や内容によって大きく異なります。
きちんとしたプログラムを用意し、幹事とは別に司会進行を立てて大きな会場で行うような宴会についての説明は他に譲り、ここではちょっとした居酒屋の一室を貸しきって行う忘年会を想定してポイントをご紹介します。
・進行はテンポよく
・グラス、ボトルのチェックを怠らない
・会場出口付近に席を取る
進行はテンポよく行いましょう。役職者の人を始め、主要な参加者が揃ったら会を始めます。飲み物をオーダーし、全員の手に飲み物が行き渡った所で、予め依頼していた人に乾杯の挨拶をしてもらいましょう。お店の予約していた時間が終わる前に締めの挨拶をお願いすることも忘れずに。
会場にいる参加者のグラスには常に目を配りましょう。空に近くなったら、会話の途切れ目を狙ってさり気なく次の飲み物を聞くといいと思います。また、テーブルの上にある瓶ビールの残量も大まかに把握し、ビールが途切れてしまうことのないよう早めに注文をしましょう。
幹事が席取る場所は、会場の出口付近が良いかと思います。後から来る人を迎えに行きやすく、注文を取りやすいからです。
締めの挨拶で宴会が終了したら、忘れ物がないか各席を確認して店を出ましょう。
おまけ
もし余裕があれば、参加者に喜んでもらえるものを何か用意しておくとよいでしょう。私はたまに、参加者とシェアする為に二日酔い防止薬を買っておきます。錠剤タイプのものがかさ張らず、数も多いのでオススメです。参加者に気持ち良い時間を過ごしてもらう為に、ちょっとした気配りができるようになると良いかと思います。
以上、長々とポイントをご紹介してきましたが、いざ文章に起こしてみるとなかなか大変な仕事だというのがわかりますね。幹事の仕事を上手くこなせるようになるには、ここに書いた点を意識して、とにかく数をこなしていくしかないかと思います。幹事に不慣れな方にこの記事がお役に立てれば幸いです。
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